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Bilingual Executive Assistant/Adjointe de direction (Bilingue)

02 Apr 2024

Full-time, Permanent
Montreal, QC/Hybrid
$70,000-75,000 / per Hour
Job Details:

Our client one of Canada’s premier not-for-profit organization has a mission is to promote health, save lives and enhance recovery. They are committed to a culture that exemplifies their core values: champion health, practice humility, embrace change, drive impact, learn and grow and be heartfelt as they work together to beat heart disease and stroke.

This Bilingual Executive Assistant opportunity is hybrid, reporting to the downtown Montreal office 2 or 3 days each week and working remotely for the other 2/3 days each week.

Candidates are invited to submit their resumes to Kerine Brown-Gentles at kerineg@staffworkscanada.com. Staffworks thanks all candidates for their interest; however only those selected to continue in the process will be contacted.

  • Responsibilities
    The Position Reporting to both the Senior Vice President (SVP) QC and the Senior Vice President NL, NS & PEI, the Executive Assistant and Office Administrator (EA) is tasked with delivering high-level, confidential administrative support to the offices of the respective SVPs, as well as to the Provincial Advisory Boards (PABs). This role encompasses a broad range of responsibilities including general office administration, providing on-site facilities assistance, and coordinating activities across multiple regions. Additionally, this position requires the EA to travel at least once a year to ensure effective communication and alignment with the responsibilities and expectations of both the SVPs. The EA exercises initiative and independent judgment in managing the SVP’s calendar, and daily activities, is proactive and highly organized. The EA supports the PABs and uses discretion in the dissemination of information to board members, committee members, staff and the various stakeholders served by Heart & Stroke. How you will make an impact every day
    • Provide administrative support to the SVPs and Provincial Advisory Boards.
    • Transcribe and prepare accurate minutes of SVPs, Board and Committee meetings as required and track and monitor pending issues for follow-up
    • Research, develop and draft letters, memos or reports to communicate the SVP’s decisions, ideas, agenda, and prepare correspondence, reports, PowerPoint presentations, proofread and edit documents.
    • Coordinate the SVPs’ schedule and appointments
    • Plan, organize and schedule SVPs, Board, and Committee meetings
    • Manage the SVPs electronic filing system, creating files and records as necessary using judgment and knowledge of office requirements, updating files and records, determining retention, and purging, and retrieving files and documents as needed.
    • Assist the SVPs with budget planning . Coordinate with other staff to plan, organize and co-ordinate functions, special events and interdepartmental projects as required
    • process, record and track expenses and other contractual documents requiring SVPs approval or for which the incumbent is accountable
    • to reconcile the monthly corporate credit card statement.
    • Coordinate and organize teleconference and videoconference calls
    • Perform a wide variety of complex administrative duties and assist with special projects as directed by the SVPs.
    • Handle designated projects for the SVPs and keep them apprised of the progress and outcomes of such projects
    • On behalf of the SVPs, monitor leave requests from reporting staff
    • Safeguard the confidentiality of the organization exercising discretion in communicating information to staff and the various stakeholders served by the organization and in handling administrative records, personnel actions, performance evaluations, promotion, and similar confidential items.
    • Arranges SVPs travel and prepares travel expenses.
    • Coordinate and support the Development activities of the SVPs.
    • Liaise with other teams and volunteers as an ambassador of the office of the SVPs.
    Supporting the Provincial Advisory Boards
    • Coordinate logistics and support for all Board and Committee meetings
    • Coordinate and distribute Board meeting package(s), set up for and attend meetings, record, and transcribe minutes.
    • Track, manage and ensure compliance with terms of reference for terms and nominations of provincial board members.
    Office Management
    • Primary contact for employee and guest facilities support.
    • Liaison for property management and service providers (e.g., electrical, HVAC, security) as needed.
    • Manage on-site storage rooms for orderliness and accessibility.
    • Assist with meeting space setup as required.
    • Handle key and security card management, including audits and distribution.
    • Oversee First Aid Kit and serve as office Health and Safety representative.
    • Manage and restock PPE supplies, such as sanitizers and masks.
    • Process daily mail and deliveries, including shipping and receiving.
    • Maintain office supplies inventory and copier fleet.
    • Provide administrative support for facility-related tasks.
    • Keep kitchens and refreshment areas stocked and organized.
    • Undertake ad hoc administrative projects, including customer service and data entry.
    • Cover reception duties, greeting visitors and managing visitor sign-ins and security passes.
    • Handle in-person donations following Gift Processing procedures.
    • Oversee daily health screening processes and reporting.
    Adjointe de direction (Bilingue) De qui avons-nous besoin Relevant de la vice-présidente principale (VPP),Québec et la vice-présidente principale, Nouvelle Écosse, L'île du Prince Édouard et Terre Neuve et Labrador, le titulaire du poste est chargé de fournir un soutien administratif confidentiel de haut niveau aux bureaux des VPP respectifs, ainsi qu’aux conseils consultatifs provinciaux (CAP).Ce rôle englobe un large éventail de responsabilités, notamment l’administration générale du bureau, la fourniture d’une assistance aux installations sur site et la coordination des activités dans plusieurs régions. De plus, ce poste nécessite que l’adjoint(e) voyage au moins une fois par an pour assurer une communication efficace et un alignement avec les responsabilités et les attentes des VPP. Le titulaire du poste fait preuve d’initiative et de jugement indépendant dans la gestion du calendrier et des activités quotidiennes du vice-président principal, est proactif et hautement organisé. La personne soutient les CAP et fait preuve de discrétion dans la diffusion de l’information aux membres du conseil d’administration, des comités, du personnel et des divers intervenants servis par Cœur + AVC. Comment allez-vous avoir un impact au quotidien Soutien administratif aux membres de la haute direction
    • Offrir du soutien administratif aux vice-présidentes principales et aux membres des conseils consultatifs provinciaux.
    • Transcrire et préparer des procès-verbaux précis des réunions des vice-présidentes principales, des conseils consultatifs et des comités et assurer le suivi des questions en suspens.
    • Rédiger des ébauches de lettres, de mémos et de rapports en effectuant les recherches nécessaires afin de communiquer les décisions, les idées et l’agenda des vice-présidentes principales ; préparer la correspondance, des rapports et des présentations PowerPoint ; relire et modifier des documents.
    • Coordonner l’emploi du temps et les rendez-vous des vice-présidentes principales.
    • Planifier, organiser et fixer les réunions des vice-présidentes principales, des membres du conseil consultatif et des comités.
    • Gérer le système de classement électronique des vice-présidentes principales : créer des fichiers et des dossiers en faisant preuve de jugement en fonction des besoins du bureau, et mettre à jour, conserver, supprimer et récupérer les fichiers et dossiers, au besoin.
    • Offrir de l’assistance aux vice-présidentes principales pour la planification du budget. Collaborer avec d’autres membres du personnel pour planifier, organiser et coordonner les activités de Cœur + AVC, des événements spéciaux et des projets impliquant plusieurs équipes, au besoin.
    • Assurer le traitement, la consignation et le suivi des dépenses et d’autres documents contractuels exigeant l’approbation des vice-présidentes principales du Québec et d’Atlantique.
    • Coordonner et organiser des téléconférences et des vidéoconférences.
    • Effectuer une grande variété de tâches administratives complexes et contribuer à des projets particuliers selon les directives des vice-présidentes principales.
    • Organiser les déplacements des vice-présidentes principales et s’occuper des frais de déplacement.
    • Coordonner et soutenir les activités philanthropiques des vice-présidentes principales.
    Soutien administratif des membres des conseils consultatifs provinciaux
    • Coordonner la logistique et le soutien lors des réunions des conseils consultatifs et des comités.
    • Coordonner et distribuer les documents des réunions.
    • Organiser les réunions et y participer ; prendre des notes et transcrire les procès-verbaux.
    • Faire le suivi et la gestion des nominations et de la durée des mandats des membres des conseils consultatifs provinciaux et assurer le respect des mandats.
    Soutien relatif aux installations du bureau de Montréal
    • Agir comme premier point de contact pour les membres du personnel et les visiteurs qui ont besoin de soutien relatif aux installations.
    • Appuyer et à l’occasion prendre en charge les besoins relatifs aux installations en agissant notamment comme intermédiaire avec les gestionnaires de l’immeuble et les fournisseurs de service (éclairage, électricité, plomberie, ventilation et climatisation, nettoyage de tapis, sécurité, serrures) lorsque la personne-ressource principale n’est pas disponible.
    • S’assurer que les locaux de rangement du bureau sont en ordre et accessibles aux membres du personnel et aux bénévoles lorsqu’ils en ont besoin.
    • Aider à configurer la salle de conférence et toute autre salle de réunion.
    • Activer, vérifier, distribuer et récupérer les clés et les laissez-passer de sécurité.
    • S’assurer que la trousse de premiers soins est à jour et complète et agir à titre de responsable en matière de santé et sécurité du bureau.
    • Gérer les réserves d’équipement de protection individuelle du bureau (désinfectant, lingettes, masques supplémentaires, filtres à haute efficacité de rechange pour le purificateur d’air).
    • Gérer le courrier, le service de messagerie et les livraisons (expédition/réception).
    • Gérer les stocks de fournitures de bureau (commande, entreposage).
    • S’occuper de la cuisine (approvisionnement en ustensiles, tasses, café/eau, entreposage).
    • Veiller au bon fonctionnement des télécopieurs (encre, entretien).
    • S’occuper d’autres tâches administratives ponctuelles comme demandé (service à la clientèle, entrée de données, inventaire).
    Réception et service à la clientèle
    • Être responsable de la réception, accueillir les visiteurs et aviser les collègues concernés de leur arrivée.
    • Recueillir les dons en personne conformément aux processus de traitement des dons.
    • Inscrire les visiteurs/bénévoles au registre d’accueil, distribuer et récupérer les laissez-passer de sécurité des employés, des bénévoles et des visiteurs et tenir un registre des lieux de réunion des visiteurs/bénévoles.
    • Agir à titre de spécialiste du système de réservation du bureau et en assurer la gestion, notamment par la résolution de conflits d’horaire et la production de rapports au besoin.
  • Requirements
    Qualification: Experience
    • 3-5 years of relevant administrative and customer service experience, especially managing a complex calendar for a senior executive. (Complex means a calendar driven by external partners, colleagues, situations, weather and politics.)
    • Experience preparing agendas, recording, and transcribing minutes
    • Experience supporting confidential and senior-level decision-making, demonstrating discretion
    Education
    • Post-Secondary education with a focus on business administration or applicable experience
    Skills
    • Fully bilingual in English and French.
    • Expertise in business writing with a strong grasp of grammar and language use in both French and English.
    • Committed to high ethical standards and confidentiality.
    • Exceptional oral and written communication, including editing skills.
    • Proven business writing ability.
    • Skilled in prioritizing tasks and working independently.
    • Proficient in problem-solving, managing change, and conflict resolution.
    • Strong multitasking ability with a focus on detail and meeting deadlines.
    • Excellent organizational, decision-making, and customer service skills.
    • Demonstrates initiative, critical thinking, and sound judgment.
    • Flexible work ethic with the ability to adapt to varying schedules.
    • Team-oriented with a collaborative approach and concern for others.
    • Proactive, digitally fluent with Microsoft suite and collaboration tools.
    • Familiarity with a CRM database is advantageous.
    What we offer In addition to a competitive salary, we believe that time off is integral to the personal health and wellness of our employees. We offer a generous paid time-off package including vacation days, personal days, wellness days, and paid company-wide closure between December 25 and January 1. We also provide competitive health, medical, dental and vision benefits, life insurance, disability benefits, an employee assistance program (EAP) and a defined contribution pension plan with employer matching. Our employees also enjoy a flexible hybrid working model and reimbursement for mobile phones and home office setup, as well as opportunities for professional development. Apply now Applicants must be currently residing in Canada and legally entitled to work in Canada. Only those candidates that qualify will be selected for an interview. At this time, all interviews are being conducted via phone and/or video call ― we look forward to “virtually” meeting you! Accommodation We are committed to fostering an inclusive, barrier-free and accessible environment. If you have been contacted for an interview and require accommodation to participate in the recruitment and selection process, please let us know and we will do our best to address your needs. Ce que vous apportez Formation et expérience
    • Études postsecondaires en administration des affaires ou expérience pertinente
    • Trois à cinq années d’expérience pertinentes en administration et en service à la clientèle, particulièrement dans la gestion d’un agenda complexe pour un cadre supérieur. (On entend par « agenda complexe » un emploi du temps influencé par des partenaires externes, des collègues, des impondérables, la météo et la politique.)
    • Expérience dans la préparation d’ordres du jour, la prise de notes et la transcription de procès-verbaux.
    • Expérience dans le soutien à la prise de décisions confidentielles et de haut niveau, en faisant preuve de discrétion.
    • Expérience avec une base de données de gestion de la clientèle, un atout.
    Compétences
    • Parfaitement bilingue (français et en anglais) à l’oral et à l’écrit.
    • Aptitudes marquées en rédaction administrative et bonne maîtrise du français et de l’anglais (usage, grammaire, ponctuation, orthographe).
    • Normes élevées en matière d’éthique et de confidentialité, dans le traitement des renseignements de nature délicate.
    • Excellentes compétences en communication orale et écrite.
    • Aptitudes éprouvées en rédaction administrative.
    • Aptitude démontrée à établir les priorités et à travailler efficacement de façon très autonome.
    • Excellente capacité à régler des problèmes, à s’adapter au changement et à résoudre des conflits de façon professionnelle et collaborative.
    • Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, souci du détail et de la précision, capacité à respecter des échéanciers serrés.
    • Excellentes aptitudes organisationnelles et décisionnelles.
    • Approche axée sur le service à la clientèle.
    • Sens de l’initiative, esprit critique et bon jugement.
    • Solide éthique professionnelle et capacité à travailler selon un horaire flexible.
    • Esprit d’équipe et sens de la collaboration développés, et volonté de favoriser un environnement de travail positif.
    • Approche proactive à l’égard du travail. Excellente maîtrise des outils numériques, y compris de la suite Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams et Publisher) et des outils collaboratifs/audiovisuels.
  • Accessibility
    Staffworks thanks all candidates for their interest; however only those selected to continue in the process will be contacted. We are an inclusive employer committed to diversity and inclusion. We encourage qualified applicants of all ages, races, colours, ethnic origins, religions, abilities, gender identities and sexual orientations to apply. If you are selected for an interview, please inform your recruiter of your accommodation requirements.
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